Vedtatt på ekstraordinært årsmøte 30.10 1984, med endringer på årsmøtene 28.02 1989, 11.03 1993, 07.03 2006, 17.03 2009, 2013 og 14.10.2020.
§ 1
Trondhjem Modelljernbaneklubb er en upolitisk, ideell klubb stiftet 31. januar 1955 med sete i Trondheim.
§ 2
Klubbens formål er:
• å samle personer med interesse for modelljernbaner.
• å spre kunnskap om og øke interessen for modelljernbaner.
• å på beste måte ivareta medlemmenes interesser innen området.
§ 3
Klubbens formål søkes oppnådd blant annet ved møtevirksomhet og bygging og drift av et klubbanlegg med 2-skinnedrift i H0-skala etter norsk forbilde.
§ 4
Styret kan oppta som medlem enhver som har fylt 16 år, og som juniormedlem personer mellom 12 og 18 år. Juniormedlemmer er ikke valgbare til styre og har ikke stemmerett. Styret kan også oppta støttemedlemmer, men disse har ikke stemmerett og er ikke valgbare til styret. Æresmedlemmer nomineres av styret og godkjennes av årsmøtet.
§ 5
Neste års kontingent fastsettes av årsmøtet etter forslag fra styret. Medlemmene deles inn i tre kontingentkategorier: Aktivt-, junior- & støtte-medlem. Kontingenten skal betales innen 1. mars det år den gjelder for. Nye medlemmer som opptas i klubben etter 1. september, kan betale halv årskontingent for innmeldingsåret.
Medlemmer som står til rest med kontingent, slettes av medlemsregisteret ved årets utgang. Vedkommende kan ikke gjeninntas som medlem før skyldig kontingent er betalt. Utmelding skal skje skriftlig til styret. Uttredende medlemmer har ikke krav på noen av klubbens midler.
§ 6
Ved opptak i klubben forplikter ethvert medlem seg til å følge klubbens lover og andre vedtatte regler. Medlem som overtrer disse, eller som opptrer på en måte som er egnet til å skade klubben eller de interesser den ivaretar, kan styret suspendere fra klubben. Saken skal forelegges første mulige årsmøte for endelig vedtak om eksklusjon eller ikke. Suspensjon innebærer at medlemmet ikke har adgang til våre arrangementer/lokaler og blir utestengt fra vårt nettbaserte diskusjonsforum inntil et eventuelt vedtak om opphevelse av suspensjon er foretatt. Medlemmet har allikevel krav på å motta all informasjon som blir sendt ut til samtlige medlemmer
§ 7
Klubben ledes av et styre på minst fire medlemmer; formann, sekretær, kasserer, minimum ett menig styremedlem samt en varamann. Styremedlemmer velges av årsmøtet for ett eller to år ad gangen. Det er ønskelig at ikke alle styremedlemmer er på valg samme år.
Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene er tilstede.
Formannen representerer klubben utad og kan inngå alle typer avtaler på vegne av klubben når slike er forankret i styrevedtak.
Sekretæren fører referater fra møter og ivaretar klubbens korrespondanse og arkiver i samråd med formannen.
Kassereren fører klubbens regnskap og forestår innkreving av kontingent. Regnskapet skal legges fram til revisjon så vidt mulig innen utgangen av januar måned.
§ 8
Klubbens midler kan kun disponeres av styret. Når summen av bestillinger/innkjøp pr. år utgjør mer enn 70 % av kontingentinngangen kreves flertallsvedtak i styret for videre bruk av klubbens midler i det aktuelle året.
Styret har ikke myndighet til å stifte gjeld på foreningens vegne uten at det er fattet vedtak om dette på et årsmøte.
Minimum 10 % av kontingentinngangen pr. år samt minimum 10 % av et eventuelt overskudd fra egne hobby/MJ-messer, skal settes inn på klubbens høyrentekonto som en sikkerhet mot uforutsette utgifter som er avgjørende for klubbens videre drift.
Bruk av disse midlene kan kun skje etter vedtak på et årsmøte.
§ 9
Styret kan etter behov oppnevne tillitsmenn for å ivareta bestemte oppgaver.
§ 10
Ordinært årsmøte avholdes hvert år mellom 1. mars og 1. mai. Innkalling skal skje med minst 7 dagers skriftlig varsel, vedlagt styrets årsberetning, regnskapsutdrag, forslag til budsjett/kontingent for neste år og eventuelle forslag fra medlemmene. Forslag som noen av medlemmene ønsker behandlet på årsmøtet, skal leveres skriftlig til styret innen utgangen av januar. Innkallelse via e-post ansees som skriftlig innkallelse med mindre man reserverer seg mot å få klubbinformasjon via e-post.
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Stemmerett har alle, unntatt støttemedlemmer og juniormedlemmer, forutsatt at forfalt kontingent er betalt. Det kan ikke stemmes ved fullmakt. Vedtak fattes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet teller formannens stemme dobbelt. Lovendringer kan bare foretas av et årsmøte og krever 2/3 flertall. Støttemedlemmer kan gis adgang til å overvære årsmøtet.
(Strøket etter vedtak på årsmøtet 2013: «Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmer er tilstede. Er årsmøtet ikke beslutningsdyktig skal det innkalles til et nytt årsmøte innen en måned.»)
§ 11
Årsmøtet skal ha følgende dagsorden:
- Valg av møteleder
- Valg av referent og to som skal underskrive protokollen
- Godkjenning av innkalling
- Styrets årsrapport
- Regnskap
- Fastsettelse av kontingent
- Godkjenning av budsjett
- Innkomne forslag
- Valg
- a. formann
- b. øvrige styremedlemmer
- c. revisor(er)
- d. valgkomité
Alle valg kan skje muntlig, men skal foretas skriftlig hvis det kreves.
§ 12
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller etter skriftlig krav til styret fra minst tre stemmeberettigede medlemmer med angivelse av de saker som ønskes behandlet. Det innkalles med minst 7 dagers varsel og behandler bare saker som er nevnt i innkallingen. For øvrig gjelder de samme regler som bestemt for årsmøtet i §§ 10 og 11, så langt det passer.
§ 13
Forslag om oppløsning av klubben kan fremsettes av styret eller etter skriftlig krav fra minst halvparten av klubbens stemmeberettigede medlemmer. Oppløsning kan bare vedtas på to etter hverandre følgende ordinære årsmøter hvor minst halvparten av de stemmeberettigede er tilstede. Oppløsning krever 2/3 flertall.
I tilfelle oppløsning skal klubbens eiendeler skjenkes til en annen klubb eller forening med liknende virkeområde. Klubbens eiendeler må under ingen omstendighet fordeles på klubbens medlemmer.
§ 14
Klubben har intet økonomisk ansvar for private gjenstander som medbringes og oppbevares i klubbens lokaler med mindre annet avtales med styret.
Alle bygninger, landskap og fast detaljering på klubbanlegget er å betrakte som klubbens eiendom. Eventuell kompensasjon skal være avklart med styret før installering finner sted.
Siste redigering: 12.7.21 av Svein Sando: innført endring i § 4 om juniormedlemmers alder.